Una comunicazione esterna continua e orientata al gruppo target aumenta la popolarità del progetto, favorisce l’adozione di un atteggiamento aperto alla discussione e promuove il consenso all’interno della popolazione. Grazie alla divulgazione delle informazioni e un’opinione pubblica favorevole, la strategia può raccoglie ampi consensi. Una buona comunicazione aumenterà la probabilità di ottenere anche l’approvazione politica da parte del Municipio. È utile informare regolarmente il pubblico, in particolare quando vi sono delle novità legate al progetto in corso. Comunicare sempre i medesimi contenuti, crea l’impressione che il progetto non avanzi.
Nell’ambito del lavoro di relazioni pubbliche evidenziate regolarmente che l’elaborazione della strategia è un processo orientato alla partecipazione e citate per nome le persone e i gruppi di persone coinvolti (p. es. bambini, giovani, rappresentanti delle offerte e dell’amministrazione, ecc.).
Prendete in considerazione l’eterogeneità della popolazione. Non tutte le persone hanno il medesimo accesso alle informazioni (p. es. mancanza di conoscenze linguistiche, nessun accesso a Internet, ecc.). Verificate perciò se i canali e le modalità di comunicazione sono adeguati ai gruppi target e se le informazioni raggiungono tutti i gruppi di persone auspicati. Eventualmente prendete in considerazione anche delle modalità di comunicazione che esulano dai canali usuali quali email o albi comunali, come per esempio social network, manifesti, divulgazione di informazione attraverso le persone chiave o le reti (formali e informali) esistenti.
Se possibile, per la comunicazione esterna, attenetevi sempre alla veste grafica del Comune (logo, caratteri, ecc.).
La Direzione del progetto deve trasmettere regolarmente informazioni sullo stato dei lavori al Municipale responsabile. In questo modo, la persona responsabile potrà difendere meglio il progetto (p. es. in Municipio, nei confronti dell’amministrazione o della popolazione).
Oltre al Municipale responsabile è utile aggiornare regolarmente il Municipio sull’avanzamento del progetto, per esempio attraverso un rapporto trimestrale. È particolarmente importante garantire la comunicazione almeno sei mesi prima della data prevista per l’approvazione politica del progetto. (cfr. capitolo 4 – «Approvazione politica»). Pianificate con il Municipale responsabile o eventualmente con il vostro superiore come garantire il flusso di informazioni al Municipio. Gli attori politici devono infatti avere la possibilità di mettersi in gioco nel processo e di presentarsi come persone informate di fronte alla popolazione.